Software: Wie managt man Formulare und Dokumenten in einem Unternehmen?

Die Demonstration vor einem der wichtigsten Gremium des Unternehmens steht an und die Unterlagen wurden nur wenige Stunden vorher noch einmal komplett geändert, so dass alle Präsentationsmappen nicht mehr benutzt werden können?

An dieser Stelle befand sich schon so mancher Angestellter und war kurz vor dem Verzweifeln. Oder es liegen zwei Dokumente vor, die für denselben Sachverhalt benötigt werden, von denen das eine aber derzeit schon obsolet ist – was man aber nicht sofort sehen kann und der Kunde wartet bereits ungeduldig auf die benötigten Informationen.

Ist Ihnen dieser Kontext bekannt?

Es gibt die ideale und einfache Antwort, mit der auch solche wie oben beschriebenen Fälle aus der Arbeitswelt einfach geschafft werden können: das korrekte Druckmanagement und Formularmanagement. Somit kann man Nerven, Zeit und insbesondere auch Geld sparen.

Eine Investition die sich lohnt

Die Investition in ein Computerprogramm, das dem Kunden ein ausgereiftes Druckmanagement und Formularmanagement zur Verfügung stellt, hat viele bedeutende Vorteile, und zwar die Fertigung, Abänderung, Verwaltung und der Publikation von Formularen und Dokumenten betreffend.

So können mit diesem zeitgerechten Druck- und Formularmanagement zuerst einmal beispielsweise jegliche bedeutsamen Dokumente, die es in der Firma innerbetrieblich existieren bzw. die in der täglichen Kommunikation mit den Kunden oft benötigt werden, in eine Datenbank eingepflegt und mit gewünschten Änderungsrechten versehen werden. Der Mitarbeiter kann demzufolge bei Bedarf die geforderten Formulare oder Dokumente aus der Datenbank herunterladen, ggf. ändern, und für den Druck anordnen.

Der Nutzeffekt ist an dieser Stelle vornehmlich darin zu sehen, dass die Formulare an einer Stelle verwaltet und aktualisiert werden, und dass der Geschäftsinhaber festlegen kann, welcher Arbeitnehmer welche Rechte auf welche Dokumente erhält besser gesagt ob überhaupt jede Arbeitskraft das Druckmanagement verwenden darf.

Historisierung erleichtert das Zugreifen mehrerer Personen auf ein Dokument

Über eine integrierte Historisierung werden alle Abänderungen, die durch einen berechtigten Mitarbeiter getätigt werden gespeichert, und können ebenso später nochmals eingesehen oder auch verwendet werden. Trotzdem existiert stets bloß ein aktuelles Dokument in diesem Druckmanagement und Formularmanagement, so dass eine sogenannte Mehrfachhaltung der Musterdokumente nicht auftreten kann, und der Kunde auch stets das richtige Formular erhält.

Es lassen sich so zum Beispiel Verträge, oder externe Vordrucke, Muster und Vorlagen bearbeiten und mit Angaben aus einer weiteren Fachanwendung für den Ausdruck verknüpfen bzw. maschinell ausfüllen.

Nutzbringend ist eine Software zum Druckmanagement und Formularmanagement logischerweise vor allem für diejenigen Unternehmen, die besonders viel mit Dokumenten zu tun haben, bzw. die auch einen hohen Druckerverbrauch aufzeigen können. Gerade für jene ist ein wirkungsvolles und modernes Dokumentenmanagement ausgezeichnet geeignet.

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