Essen – Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf nach der Rechtsprechung geringe Mängel aufweisen. Ein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältliches Fahrtenbuch ist allerdings nicht zulässig, weil ein „zeitnahes Erstellen“ nicht möglich ist (Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13. November 2017, Aktenzeichen 5 K 1391/15). Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, hat unter diesen Gesichtspunkten das Software-Programm des Anbieters VIMCAR geprüft, welches laut Hersteller manipulationssicher, Finanzamt konform sowie automatisch und lückenlos ist.
Manipulationssicherheit
Laut Hersteller soll das Programm Folgendes können (Quellentext: VIMCAR):
Alles automatisch: automatische Fahrtenaufzeichnung, GoBD-konform und DSGVO-sicher – für eine einfache, zeitsparende und manipulationssichere Verwaltung der Fahrten. Unsere Hardware zeichnet alle Fahrten automatisch auf und speichert sie direkt online im Fahrtenbuch ab.
Unabhängigkeit des Benutzers: Eine integrierte SIM-Karte überträgt die Fahrtenbuchdaten auf die Server der Firma VIMCAR. Es ist kein Smartphone zur Aufzeichnung nötig.
Penible Genauigkeit: Mit Rückgriff auf echte Fahrzeugdaten werden besonders genaue Ergebnisse im Fahrtenbuch erzielt.
„Zur Manipulationssicherheit kann keine Stellungnahme abgegeben werden. Das muss im praktischen Betrieb, beziehungsweise bei der praktischen Handhabung festgestellt werden“, resümiert Steuerberater Roland Franz.
Finanzamtskonform
Die Anbieter elektronischer Fahrtenbücher werden nicht vom Finanzamt zertifiziert.
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird aber grundsätzlich vom Fiskus anerkannt, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen, wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Dies bedeutet, dass Inhalt und Form des Fahrtenbuchs nachträglich nicht verändert werden können oder diese Veränderungen müssen protokolliert werden.
„Dies kann nur durch eine Änderungshistorie mit entsprechender Angabe der ursprünglichen und der neuen Angaben inklusive des Änderungsdatums erfolgen. Außerdem müssen die Daten und Einträge des Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren – genauer gesagt ab dem 1. Januar 2025 acht Jahre – unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können. Diese Punkte sind auch den Herstellern von elektronischen Fahrtenbüchern bekannt“, fügt Steuerberater Roland Franz hinzu.
Es ist daher zu prüfen, ob das elektronische Fahrtenbuch die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.
Die Firma VIMCAR sagt dazu aus:
„Wir schreiben Rechtssicherheit groß. Das VIMCAR-Fahrtenbuch erfüllt alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden.“
Ein Hinweis darauf, dass dies bei VIMCAR der Fall ist, könnte der Prüfbericht der WP-Gesellschaft KPMG geben. Ein Zugriff auf den Prüfungsbericht hat allerdings nur, wer das System bestellt.
Der Bericht trägt den Titel „Gesellschaft: Vimcar GmbH, Bericht: Prüfung des elektronischen Fahrtenbuchs („Vimcar Fahrtenbuch“) nach ISAE 3000″.
(https://kpmg.bryter.io/s/6tNcVPoWRNOuOUgpalzXDg/atlas_automation_report_service_01?id=26dfaf52-5af7-40ab-b809-d2c338a5ab12&var=b&utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=1404582902&utm_content=64079345990&utm_term=vimcar&device=c&network=g&creative=713933135957&matchtype=e&extid=&locint=9043910&gad_source=1&gad_campaignid=1404582902&_gl=1*pczwio*_up*MQ..*_gs*MQ..&gclid=EAIaIQobChMIsPjh55qjkAMV8ZCDBx2sawUQEAAYASAAEgIwEfD_BwE)
Grundlage der Betrachtung ist das Software-Programm der Firma VIMCAR.
Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.
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